Tietosuojaseloste

Rekisteri- ja tietosuojaselosteet

Henkilötietoja kerätään erilaisiin tarkoituksiin ja erityyppisiä tietosisältöjä käsitellään erilaisten käyttötarkoitusten mukaisesti. Tässä selosteessa kuvaamme tarkemmin Tapahtumatuotanto Voltti Oy:n asiakasrekisterin ja markkinointirekisterin tiedot sekä käyttötarkoitukset.

Rekisterin pitäjä

Tapahtumatuotanto Voltti Oy
Y-tunnus: 2224972-0
PL 33, 33401 TAMPERE

Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Niina Seppänen
niina@tapahtumatuotantovoltti.fi
Puh. 040 580 7971

Tapahtumatuotanto Voltti Oy:n asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

  • Rekisteri sisältää Tapahtumatuotanto Voltti Oy:n kanssa asiakassuhteessa olevan yrityksen sekä asiakassuhteessa olevan yrityksen yhteyshenkilön yhteystiedot kuten nimi, sähköposti ja puhelinnumero.
  • Rekisteriä käytetään asiakassuhteiden ylläpitoon sekä laskutukseen. Kerättyjä henkilötietoja käytetään asiakassuhteen hoitamisen kannalta välttämättömiin toimenpiteisiin, kuten tapahtuman järjestämiseen asianmukaisesti ja turvallisesti, tilattujen tuotteiden tai palveluiden toimittamiseen sekä asiakaspalvelun ja muun asiakastuen tarjoamiseen.
  • Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin, tilausten hallinta, asiakassuhteen ylläpito sekä markkinointi.
  • Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

Rekisterin sisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, asema, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), tiedot tilatuista palveluista ja laskutustiedot. Tietoja säilytetään järjestelmässä siihen saakka, kun asiakassuhde koetaan päättyneeksi. Laskutus- ja maksutietoja säilytetään muun kirjanpitoaineiston tapaan.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta tapahtumaan ilmoittautumisen, tarjouspyynnön lähettämisen tilauksen tai tapahtuman yhteydessä, www lomakkeilla lähetetystä viestistä, sähköpostitse, puhelimitse, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Henkilötietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja käsitellään Tapahtumatuotanto Voltti Oy:n ulkopuolella vain sopimussuhteessa olevien yhteistyötahojen toimesta. Sopimuksissa on erikseen huomioitu tietosuoja ja henkilötietojen käsittely.

Tietosuoja, tietoturva ja henkilötietojen käsittely huomioidaan alihankkijoiden, yhteistyötahojen sekä sopimuskumppaneidemme kanssa ja velvoitamme heidät kaikki täyttämään laatuvaatimuksemme.

Henkilötietoja ei luovuteta eteenpäin muutoin, kuin lain vaatimusten mukaisesti.

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei siirtämiseen ole välitöntä tarvetta, esimerkiksi palvelun teknisen toteuttamisen vuoksi. Tällöin rekisterinpitäjä huolehtii tietosuojan tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla ja varmistaa korkean tietosuojatason myös sopimuksin.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Tapahtumatuotanto Voltti Oy:n markkinointirekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

  • Henkilön suostumus vastaanottaa markkinointiviestejä.
  • Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on markkinointi – yhteydenpito markkinointirekisterissä oleville henkilöille.
  • Tietoja käytetään automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

Rekisterin sisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, asema, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), tiedot tilatuista palveluista, laskutustiedot, verkkoyhteyden IP-osoite, tunnukset/profiilit sosiaalisen median palveluissa, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot. Markkinointirekisterissä tietoja säilytetään niin kauan, kun suostumus henkilöltä on voimassa.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta tapahtumaan ilmoittautumisen, tarjouspyynnön lähettämisen, tilauksen tai tapahtuman yhteydessä, www-lomakkeilla lähetetystä viestistä, sosiaalisen median palvelujen kautta, sähköpostitse, puhelimitse, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Jos liityt uutiskirjelistallemme verkkosivujemme kautta tai annat luvan rekisterinpitäjälle liittää sähköpostiosoitteesi uutiskirjelistallemme, hallinnoimme uutiskirjeiden lähettämistä Mad Mimi -nimisen uutiskirjetyökalun kautta. Sähköpostiosoitteesi säilytetään Mad Mimin (GoDaddy company) tietokannassa niin pitkään kuin haluat vastaanottaa meiltä uutiskirjeitä. Voit halutessasi pyytää, että poistamme tietosi sähköpostilistalta ottamalla meihin yhteyttä. Jokaisessa uutiskirjeessämme on myös linkki (unsubscribe), jota klikkaamalla voit ilmoittaa, ettet enää halua tietojasi säilytettävän sähköpostilistallamme.

Henkilötietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei luovuteta eteenpäin muutoin, kuin lain vaatimusten mukaisesti.

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei siirtämiseen ole välitöntä tarvetta, esimerkiksi palvelun teknisen toteuttamisen vuoksi. Tällöin rekisterinpitäjä huolehtii tietosuojan tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla ja varmistaa korkean tietosuojatason myös sopimuksin.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Evästeiden käyttö

Verkkopalveluidemme käyttökokemuksen parantamiseksi, sekä käytön seuraamiseksi ja helpottamiseksi käytämme evästeitä (cookies). Evästeet mahdollistavat lyhyiden tekstimuotoisten tietojen tallentamisen käyttäjän selaimeen myöhempää käyttöä varten.

Pitkäaikaiset evästeet

Pitkäaikaisilla evästeillä tarkoitamme evästeitä, jotka säilyvät selaimesi muistissa, vaikka suljet selaimen. Näin saamme saman evästeen käyttöömme myös seuraavalla käyttökerralla ja voimme tämän perusteella tietyissä tapauksissa tunnistaa sinut samaksi käyttäjäksi kuin aiemmalla kerralla. Verkkopalvelua käyttäessäsi voimme lisäksi asettaa seuraavat pitkäaikaiset evästeet selaimeesi:

  • Google Analytics -analytiikkapalvelun seurantaevästeen, jonka avulla seuraamme palveluidemme käyttöä ja käyttäjien toimia verkkopalvelussamme yleisellä tasolla.
  • Laitteesi tyyppitunniste, jonka avulla tunnistamme minkälaista laitetta käytät ja voimme tarjota tarvittaessa päätelaitteellesi soveltuvaa sisältöä.

Kolmansien osapuolten keräämät tiedot

Kolmansien osapuolten palveluihin lukeutuvat sosiaalisen median sekä analytiikka- ja kävijämääräseurantaan liittyvät palvelut.

Käytämme seuraavia kolmansien osapuolten palveluita:

  • Google Analytics, jonka avulla voimme seurata palveluidemme käyttöä ja käyttäjien toimia verkkopalvelussamme yleisellä tasolla.
  • Facebook, jonka avulla voimme tietyissä tapauksissa kohdentaa markkinointiamme sinulle sosiaalisessa mediassa.