RotuaariRalli-tietosuojaseloste

Rekisteri- ja tietosuojaselosteet

Henkilötietoja kerätään erilaisiin tarkoituksiin ja erityyppisiä tietosisältöjä käsitellään erilaisten käyttötarkoitusten mukaisesti. Tässä selosteessa kuvaamme tarkemmin RotuaariRallin asiakasrekisterin ja markkinointirekisterin tiedot sekä käyttötarkoitukset.

Rekisterin pitäjä

Tapahtumatuotanto Voltti Oy
Y-tunnus: 2224972-0
PL 33, 33401 TAMPERE

Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Niina Seppänen
niina@tapahtumatuotantovoltti.fi
Puh. 040 580 7971

RotuaariRallin asiakasrekisteri

Tietojen käsittelijät

Tapahtumatuotanto Voltti Oy:n lisäksi tietojen käsittelyoikeudet ovat RotuaariRallin verkkokaupan ylläpidosta vastaavalla Eventio Oy:lla.

Eventio Oy (Y-tunnus 1925337-4)
Juristinkatu 6
20780 Kaarina
puh. 0403 110 565
e-mail asiakaspalvelu@eventio.com

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

  • Henkilötietoja käytetään asiakassuhteiden ylläpitoon sekä tapahtuman palveluiden markkinoimiseen henkilötietolain 19§ mukaisesti. Tietoja voidaan käyttää myös mielipide- jamarkkinatutkimuksiin sekä tilastollisiin tarkoituksiin.
  • Kerättyjä henkilötietoja käytetään asiakassuhteen hoitamisen kannalta välttämättömiin toimenpiteisiin, kuten tapahtuman järjestämiseen asianmukaisesti ja turvallisesti, tilattujen tuotteiden tai palveluiden toimittamiseen sekä asiakaspalvelun ja muun asiakastuen tarjoamiseen. Lisäksi kerättyjä tietoja voidaan käyttää asiakasviestintään ja asiakassuhteen ylläpitoon. Henkilötietojen käsittely perustuu Rekisteröidyn ja Rekisterinpitäjän väliseen sopimukseen tuotteen tai palvelun toimittamisesta (kuten lippu- tai oheistuotetilaus) ja oikeutettuun etuun käsitellä tietoja asiakassuhteen muodostavan toimenpiteen seurauksena (kuten ilmoittautumisesta tapahtumaan).
  • Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

Rekisterin sisältö

Rekisteri sisältää RotuaariRalli- tapahtumaan ilmoittautuneiden henkilöiden yhteystietoja sekä tapahtumassa mukana olleiden yhteistyökumppaneiden yhteystietoja kuten nimi, sähköposti, puhelinnumero, yritys/organisaatio ja laskutusosoite. Rekisteriä käytetään asiakassuhteiden ylläpitoon sekä laskutukseen.

Tapahtumatuotanto Voltti Oy tai Eventio Oy säilyttävät henkilötietoja niin kauan, kuin on tarpeellista tietojen käyttötarkoituksen toteuttamiseksi. Voimassa oleva kirjanpito- tai muu pakottava lainsäädäntö voi kuitenkin velvoittaa Tapahtumatuotanto Voltin tai Evention säilyttämään tietoja tätä pidempään. Tällaisissa tilanteissa noudatetaan lainsäädännön määrittämiä säilytysaikoja.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta tapahtumaan ilmoittautumisen, tilauksen tai tapahtuman yhteydessä, sähköpostitse, puhelimitse, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Henkilötietojen jakaminen ja luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tapahtumatuotanto Voltti Oy ja Eventio Oy ovat sopineet keskenään henkilötietojen käsittelystä soveltuvan tietosuojalainsäädännön kuvaamalla tavalla. Henkilötietoja käsitellään Tapahtumatuotanto Voltti Oy:n ulkopuolella vain Eventio Oy:n toimesta.

Henkilötietoja ei luovuteta eteenpäin muutoin, kuin lain vaatimusten mukaisesti.

Tapahtumatuotanto Voltti Oy tai Eventio Oy eivät pääsääntöisesti siirrä henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle, eikä henkilötietoja muutoinkaan käsitellä EU/ETA-alueen ulkopuolella. Mikäli tietoja poikkeuksellisesti siirretään EU/ETA-alueen ulkopuolelle, tietoja käsitellään tämän tietosuojaselosteen ja lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Tietoturva

Tapahtumatuotanto Voltti Oy ja Eventio Oy huolehtivat henkilötietojen tietoturvallisesta käsittelystä asianmukaisin fyysisin ja teknisin tietoturvatoimenpitein suojatakseen tietoja katoamiselta, tuhoutumiselta, väärinkäytöksiltä ja oikeudettomalta käytöltä ja luovutukselta. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että
tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

RotuaariRallin markkinointirekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

  • Henkilön suostumus vastaanottaa markkinointiviestejä.
  • Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on markkinointi – yhteydenpito markkinointirekisterissä oleville henkilöille.
  • Tietoja käytetään automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

Rekisterin sisältö

Uutiskirjeen tilaajien rekisteri koostuu kirjeen tilanneista henkilöistä. Rekisterin asiakkaiden tietosisältö on henkilön sähköpostiosoite.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta tapahtumaan ilmoittautumisen, tilauksen tai tapahtuman yhteydessä, verkkosivuillamme olevan lomakkeen kautta, jolloin kiinnostunut on itse täyttänyt lomakkeen tiedot ja hyväksynyt uutiskirjeen tilauksen, sosiaalisen median palvelujen kautta, sähköpostitse, puhelimitse, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Jos liityt uutiskirjelistallemme, hallinnoimme uutiskirjeiden lähettämistä Mad Mimi -nimisen uutiskirjetyökalun kautta. Sähköpostiosoitteesi säilytetään Mad Mimin (GoDaddy company) tietokannassa niin pitkään kuin haluat vastaanottaa meiltä uutiskirjeitä. Voit halutessasi pyytää, että poistamme tietosi sähköpostilistalta ottamalla meihin yhteyttä. Jokaisessa uutiskirjeessämme on myös linkki (unsubscribe), jota klikkaamalla voit ilmoittaa, ettet enää halua tietojasi säilytettävän sähköpostilistallamme.

Henkilötietojen jakaminen ja luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

RotuaariRallin uutiskirjeet lähetetään amerikkalaisen Mad Mimi-palvelun kautta (GoDaddy company). Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille ilman lupaa.

Tietoturva

Rekisterinpitäjä huolehtii henkilötietojen tietoturvallisesta käsittelystä asianmukaisin tietoturvatoimenpitein. Lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Asiakkaiden satunnaisesti täyttämät paperiset lomakkeet tuhotaan tietosuojaroskien mukana sen jälkeen, kun sähköpostiosoite on luvan antaneilta kirjattu rekisteriin.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Evästeiden käyttö

Verkkopalveluidemme käyttökokemuksen parantamiseksi, sekä käytön seuraamiseksi ja helpottamiseksi käytämme evästeitä (cookies). Evästeet mahdollistavat lyhyiden tekstimuotoisten tietojen tallentamisen käyttäjän selaimeen myöhempää käyttöä varten.

Pitkäaikaiset evästeet

Pitkäaikaisilla evästeillä tarkoitamme evästeitä, jotka säilyvät selaimesi muistissa, vaikka suljet selaimen. Näin saamme saman evästeen käyttöömme myös seuraavalla käyttökerralla ja voimme tämän perusteella tietyissä tapauksissa tunnistaa sinut samaksi käyttäjäksi kuin aiemmalla kerralla. Verkkopalvelua käyttäessäsi voimme lisäksi asettaa seuraavat pitkäaikaiset evästeet selaimeesi:

  • Google Analytics -analytiikkapalvelun seurantaevästeen, jonka avulla seuraamme palveluidemme käyttöä ja käyttäjien toimia verkkopalvelussamme yleisellä tasolla.
  • Laitteesi tyyppitunniste, jonka avulla tunnistamme minkälaista laitetta käytät ja voimme tarjota tarvittaessa päätelaitteellesi soveltuvaa sisältöä.

Kolmansien osapuolten keräämät tiedot

Kolmansien osapuolten palveluihin lukeutuvat sosiaalisen median sekä analytiikka- ja kävijämääräseurantaan liittyvät palvelut.

Käytämme seuraavia kolmansien osapuolten palveluita:

  • Google Analytics, jonka avulla voimme seurata palveluidemme käyttöä ja käyttäjien toimia verkkopalvelussamme yleisellä tasolla.
  • Facebook, jonka avulla voimme tietyissä tapauksissa kohdentaa markkinointiamme sinulle sosiaalisessa mediassa.